Année pandémique, archives numériques

Connaissez-vous les nombreuses tâches des archivistes du Service central des archives (SCA) de la Congrégation des Sœurs des Saints Noms de Jésus et de Marie (SNJM)? Si vous avez déjà visité les locaux des Archives à la Maison de la Congrégation, vous pouvez imaginer ces archivistes dans la voûte en train de chercher des documents dans les boites; dans la salle de traitement, à classer le fonds d’archives d’une sœur ou d’une école; dans la salle des chercheurs, accompagnant un étudiant ou une historienne dans ses recherches; ou encore planifiant ensemble la prochaine exposition.

Tout cela, bien sûr, se passait avant la pandémie et l’obligation dès mars 2020 de travailler à domicile pour les employés laïques de l’Administration générale SNJM. Mais comment faire du télétravail lorsqu’on est habitué à traiter des documents sur support papier conservés dans la voûte des archives? C’est surprenant les différentes tâches que les archivistes peuvent accomplir à la maison :

• transcription de chroniques,
• numérisation de photographies et de publications SNJM,
• entrée à l’ordinateur des obédiences des sœurs,
• recherche d’information pour répondre à des demandes reçues par courriel,
• production de statistiques pour Rome ou pour les équipes de leadership SNJM,
• élaboration de procédures et leur utilisation pour la gestion des archives numériques.

L’entrée de données au Service central des archives SNJM ne date pas d’hier.

Par quels moyens est-ce possible de mener à bien sa mission à distance, direz-vous? En fait, le personnel du SCA travaille depuis longtemps avec des ordinateurs connectés en réseau à un serveur dédié aux archives. En effet, à la fin des années 1980, la responsable des Archives, sœur Claire Laplante, a acheté un mini‑ordinateur pour son département. Au fil des ans, le Service des archives a développé des outils informatiques, en particulier des bases de données, pour aider les archivistes à connaitre et à trouver rapidement les documents, les livres et les objets conservés dans leurs locaux. Entre autres, un logiciel spécialisé en archivistique facilite la description détaillée des fonds d’archives grâce à un formulaire. L’entrée de données à l’ordinateur par des stagiaires et des religieuses aides‑archivistes a permis la création d’un grand nombre d’inventaires. Le plus imposant et le plus important d’entre eux, appelé Gesboite, identifie le contenu des quelques 3 000 boites de la voûte. À partir des registres d’entrée dans la Congrégation, les religieuses ont inscrit dans une base de données les informations familiales et religieuses des 7 200 sœurs professes et des 3 000 candidates et novices sorties de la Congrégation avant leur profession.

Le Service central des archives conserve aussi des documents textuels et photographiques produits en format numérique par les sœurs et les administrations générale et provinciales SNJM. Ces documents électroniques doivent être classés et préservés comme les documents papier. Toutefois, le personnel s’assure de la migration de tous les fichiers vers le format de conservation le plus récent pour la pérennité de l’information.

Malgré ces avancées technologiques et ces instruments de recherche propices au télétravail, les archivistes laïques sont retournées quelquefois dans les locaux du SCA l’automne dernier, en suivant toutes les mesures sanitaires. D’une part, pour répondre à certaines demandes de recherche, il est nécessaire de consulter les dossiers dans la voûte, car la majorité de ces documents, vu leur âge, leur format ou leur ampleur, ne peuvent pas être numérisés et ne sont pas accessibles à distance. D’autre part, il fallait continuer le classement des fonds d’archives reçus ces derniers mois. Les religieuses archivistes demeurant à la Maison de la Congrégation ont pu poursuivre leur travail aux Archives.

Sr Lucille Potvin et des chercheurs consultant des documents en présence d’une archiviste bien avant la pandémie.

En cette Semaine internationale des archives, créée pour souligner l’importance des archives dans la préservation de la mémoire individuelle et collective, il est essentiel de rendre hommage à la patiente et précieuse contribution des archivistes et des aides-archivistes du Service central des archives SNJM. Depuis plus de 30 ans, ces religieuses visionnaires ont constitué une panoplie d’outils numériques permettant aux archivistes d’aujourd’hui de continuer à mettre en valeur le riche héritage des Sœurs des Saints Noms de Jésus et de Marie.